Êtes-vous prêt à sacrifier la flexibilité pour un tarif plus avantageux?

Choisir entre un paiement à l'utilisation ou une location à long terme

Louer une machine ou l'acheter? C'est déjà une première question importante à trancher. Une question qui demande pas mal de réflexion et de calcul. Et si vous optez pour la location, une deuxième question se pose dans la foulée: optez-vous pour le court terme (paiement à l'utilisation) et la flexibilité qui en découle, ou pour le long terme? La location d'une machine sur plusieurs mois, voire plusieurs années, s'avère relativement plus avantageuse. Les deux options présentent des avantages et des inconvénients évidents. Comme toujours, il s'agit donc de bien peser des aspects tels que la structure des coûts, la flexibilité et la répartition des risques, et de les adapter aux besoins de votre entreprise. Cet article se concentre sur cet exercice d'équilibre.

Location

Dans l'introduction, nous avons parlé de deux questions à trancher, la première étant le choix entre la location et l'achat. Comme nous voulons nous concentrer exclusivement sur le second dilemme, nous ne nous attarderons pas trop longtemps sur les différentes raisons pour lesquelles une entreprise peut préférer louer un engin de chantier plutôt que de l'acheter. Par conséquent, pour les besoins de cet article, supposons un instant que cette première réflexion est derrière vous et que les considérations financières ont prévalu en faveur de la location. Vous voulez pouvoir utiliser le fonds de roulement pour votre activité principale et ne pas dépasser les lignes de crédit dans le cas contraire.

Calcul du prix

Les personnes qui louent une machine peuvent opter pour la location à court terme. Il s'agit en fait de toutes les locations d'une durée inférieure à six mois. Une fois cette limite franchie, il s'agit d'une location à long terme. Dès lors, tous les accords sont consignés dans un contrat qui, dans la plupart des cas, s'étend sur une période maximale de cinq ans, bien que la location soit parfois permanente. Dans ce cas, les machines sont renouvelées à intervalles réguliers (par exemple, tous les quatre ans). Ainsi, pour le même montant mensuel, le client dispose toujours de machines récentes qui répondent à toutes les exigences. Cet exemple montre que chaque société de location a sa propre approche, avec des priorités différentes à chaque fois. Alors que certains ne demandent aux nouveaux clients qu'un paiement initial, par exemple, c'est une pratique courante chez d'autres.

Calcul de base

Hormis les particularités que nous venons d'évoquer et qui sont généralement liées au mode de fonctionnement d'une entreprise spécifique, le calcul de base tend à être similaire. Pour ce faire, on part du tarif journalier, hebdomadaire ou mensuel comme base:

• loyer = taux par unité de temps x nombre d'unités.

Une autre méthode consiste à ne pas calculer avec une unité de temps fixe. Au lieu de cela, et grâce aux développements de la télématique qui rendent cela possible, on considère (en particulier pour les grandes machines de construction) le temps de travail effectif. La formule de base est alors la suivante

• prix de location = taux horaire x nombre d'heures de travail.

Souvent, des accords clairs sont conclus sur le nombre d'heures minimum et maximum, de manière à ce qu'un supplément puisse être facturé si la machine effectue des heures supplémentaires. Le maximum est de 8 heures. Les heures supplémentaires sont facturées séparément par le loueur:

• supplément = (heures de fonctionnement - 8) x supplément par heure.

Inversement, il peut arriver que la machine soit immobilisée en raison du mauvais temps ou lorsque le processus de construction est retardé. Des frais d'immobilisation sont alors parfois facturés. Par exemple, 30% du tarif journalier normal.

Coûts supplémentaires

Le calcul de base est très simple et transparent. Il s'y ajoute un certain nombre de coûts. Ceux-ci sont également assez évidents. Si vous ne rendez pas la machine avec le plein, vous payez le carburant:

• coût du carburant = litres consommés x prix du carburant par litre.

En outre, un coût de transport est facturé lors de la livraison ou de l'enlèvement:

• coût du transport = tarif au km x distance (aller et retour).

Le règlement d'un supplément d'assurance en cas de retour de la machine endommagée est peut-être moins courant que les frais de carburant et de transport, mais reste une pratique courante. Dans ce contexte, un pourcentage de 5% du loyer est mentionné.

Réductions

Si vous ajoutez le prix de base aux frais supplémentaires, vous obtenez le loyer total. Les personnes qui louent pour de très courtes durées ne doivent pas compter sur des réductions. Il en va autrement lorsque le loyer est réparti sur plusieurs semaines ou plusieurs mois. Le fait de pouvoir planifier plus efficacement permet de réduire le loyer. Des réductions sur le volume sont appliquées:

• total = prix journalier x nombre de jours x (1 - pourcentage de réduction).

Plus la période est longue, plus la réduction est élevée. Dans le cas des locations à long terme, l'histoire est encore plus complexe, car les responsabilités changent et beaucoup plus d'éléments sont pris en compte dans le calcul. Il suffit de penser à l'entretien structurel, aux pièces de rechange ou à l'assurance contre les pannes de machine et peut-être même contre le vol.

Location de constructions

Les clients qui louent une machine pour plus de six mois, en particulier, ont parfois intérêt à opter pour une construction en leasing. En cas de location à long terme, la frontière entre location et leasing s'estompe de toute façon. C'est pourquoi un grand nombre de sociétés de location agissent également (partiellement ou par l'intermédiaire d'une filiale) en tant que sociétés de crédit-bail. Les formules les plus connues sont le leasing financier, le leasing opérationnel ou la location et, enfin, la location-vente.

Leasing financier

Ce n'est pas tout à fait exact, mais on peut décrire cette forme de leasing comme un achat à tempérament dans le cadre duquel la société de leasing paie la machine pour vous. Pendant la durée du contrat, vous payez une mensualité, intérêts compris. À l'issue de cette période, vous avez la possibilité d'acheter définitivement la machine en payant une valeur résiduelle convenue à l'avance. D'un point de vue comptable, la machine est inscrite à votre bilan et vous l'amortissez comme un achat normal. Important à savoir et grande différence avec le leasing opérationnel: pendant la durée du contrat, vous devez vous occuper vous-même de l'entretien, de l'assurance et de tous les autres coûts.

Leasing opérationnel

Pour ceux qui veulent se décharger complètement, le leasing opérationnel est le meilleur choix. En effet, la société de leasing est propriétaire de la machine et vous payez simplement pour son utilisation, généralement sans option d'achat. À la fin du contrat, la machine revient donc à la société de leasing. Le prix mensuel comprend les frais d'entretien, l'assurance et les éventuels frais de réparation. Sur le plan comptable, ce leasing n'apparaît pas dans votre bilan. Toutefois, vous pouvez déduire le coût mensuel en tant que frais d'exploitation.

Location-vente

La location-vente commence généralement par une location. Mais au bout d'un certain temps, le locataire peut décider de conserver la machine. Le locataire procède alors à l'achat et une partie du loyer payé est déduite du prix d'achat. Cette formule est intéressante pour les jeunes entreprises ou les petites entreprises de construction qui n'ont pas le capital nécessaire pour acheter la machine immédiatement.

Court terme

Jusqu'à présent, nous n'avons abordé que l'aspect financier, mais il va de soi que de nombreux autres aspects jouent un rôle dans la décision d'opter pour une location à court terme ou à long terme. C'est pourquoi nous avons dressé une liste des avantages et des inconvénients.

Avantages

• En optant pour le court terme, vous échappez par définition aux engagements à long terme, ce qui se traduit par une flexibilité maximale: vous ne payez que pour une machine dont vous avez réellement besoin à ce moment-là et qui répond parfaitement à vos besoins en termes de dimensions. Très pratique pour les projets à court terme ou lorsque vous devez absorber un pic.
• De cette manière, vous disposez toujours d'un équipement moderne, bien entretenu et répondant aux normes les plus récentes. La responsabilité de l'assurance, des réparations et de l'entretien (à l'exception des petites choses comme le nettoyage et les niveaux d'huile) incombe au loueur.
• Avec la location à court terme, il est facile de calculer votre rentabilité projet par projet. En outre, si vous présentez vos comptes selon les normes IFRS, vous ne devez pas faire figurer l'actif loué au bilan, ce qui augmente votre solvabilité, par exemple.

Inconvénients

• La flexibilité se paie littéralement au prix fort: le coût horaire est plus élevé. En cas d'utilisation fréquente, le loyer total peut donc s'avérer plus cher qu'une location à long terme.
• Ceux qui louent en fonction des besoins de la journée ou de la semaine sont beaucoup plus dépendants de l'offre disponible. En période d'affluence, les machines les plus demandées peuvent être épuisées d'un seul coup. Vous devez en tenir compte.
• D'un point de vue administratif, la location à court terme est une formule plus lourde qui rend difficile la planification correcte des coûts mensuels en cas de projets très fluctuants.

Location à long terme

Nous faisons désormais de même pour les locations à long terme. Il en résulte logiquement une image presque miroir de la précédente.

Avantages

• Le tarif mensuel est un peu moins élevé que pour les locations simples. C'est en partie parce que le propriétaire peut planifier et financer avec plus de certitude qu'il applique une marge plus faible. Comme les charges sont fixes et récurrentes chaque mois, vous pouvez également établir un budget plus facilement sur une période plus longue. La gestion de votre trésorerie en bénéficie.
• Vous suivez moins l'illusion du jour. Vous n'êtes donc pas confronté à des temps d'attente et vous êtes beaucoup moins dépendant de la disponibilité du parc de location.
• Vous pouvez faire adapter la machine à votre entreprise. Par exemple, avec des accessoires spéciaux. Cela compense en partie la perte de flexibilité en termes de dimensionnement. En outre, les opérateurs ne doivent pas passer à un nouveau type de machine, ce qui nécessite toujours une adaptation.

Inconvénients

• Vous êtes lié à une durée de contrat, même si vous n'avez pas besoin de la machine temporairement. La résiliation provisoire n'est généralement pas gratuite.
• Vous êtes lié à une machine pour une période plus longue, alors que des modèles plus performants peuvent être apparus sur le marché entre-temps.
• Par rapport à un contrat à court terme, vous êtes moins à même de répondre à l'évolution de vos besoins.

Accord de capacité de flotte

Si l'on considère le terme, cette formule appartient à la location à long terme, mais c'est un cas particulier. C'est pourquoi nous la traitons séparément. En effet, le contrat de capacité de flotte fait référence à une coopération structurée dans laquelle le bailleur se charge de garantir la capacité des machines de son client. Ces contrats ont généralement une durée de quatre à cinq ans et impliquent un loyer forfaitaire. Les machines sont remplacées pendant la durée du contrat en tenant compte de l'utilisation, qui est surveillée par des solutions télématiques. Cette formule constitue en fait une forme de coopération poussée, où le bailleur et le locataire s'engagent dans une sorte de partenariat.

Résumé

Les arguments en faveur de la location sont nombreux. Le marché propose ensuite différentes formules, chacune présentant des avantages et des inconvénients typiques, de sorte qu'il est impossible de dire quelle est la meilleure option pour vous: à court ou à long terme. Cela dépend entièrement de vos besoins. Vous devez donc d'abord évaluer soigneusement la fréquence à laquelle vous aurez besoin des machines et l'évolution de vos besoins. Pensez également au niveau de soulagement que vous souhaitez. Ce n'est qu'en répondant à ces questions que vous pourrez faire un choix réfléchi.

En collaboration avec Bia Rental, Correct Services, Euro Top Concept, SMT Rental et Wim Verhuur